Importar una máquina expendedora de helado desde China: documentos necesarios, Incoterms y lista de verificación para los trámites aduaneros

Si planea importar una máquina expendedora de helados desde China por primera vez, la mayor parte del riesgo se encuentra en los trámites y procedimientos de entrega. La travesía por mar, por su parte, es algo común. En los pedidos de exportación de Huaxin para el año 2026, los retrasos y las demás complicaciones surgieron por tres razones: los nombres que aparecían en los documentos de pago, facturas y conocimientos de embarque no coincidían con los datos de la empresa encargada de tramitar los trámites aduaneros; además, había términos comerciales sin clarificación suficiente, lo que hacía que nadie tuviera un control claro sobre los pasos necesarios para llegar al puerto de destino; y también había empresas de transporte que no aceptaban máquinas cuyo sistema de refrigeración contuviera refrigerante. Todas estas cuestiones pueden resolverse antes de pagar el depósito.

Esta guía está dirigida a aquellos que son importadores o distribuidores por primera vez. Abarca la secuencia de los pasos a seguir en el proceso de compra, los documentos necesarios y qué deben verse en cada uno de ellos. También explica quién paga qué, según las condiciones comerciales habituales. Además, detalla los aspectos específicos relacionados con las máquinas refrigeradas que se envían en cajas de madera. Huaxin es la empresa que fabrica estas máquinas; los ejemplos que se presentan en esta guía provienen de nuestros propios pedidos, y los datos de los compradores han sido anonimizados. Los montos de los costos de transporte y los presupuestos relacionados con los gastos de entrega están detallados en nuestra guía. Guía sobre los costos de envío y las gastos totales de importación relacionados con las máquinas expendedoras de helado.Los códigos HS y las tasas arancelarias se determinan en su país. Por lo tanto, este artículo explica qué deben darle a su agente de aduanas, en lugar de proporcionarle un número específico.

La secuencia de importación, desde la configuración hasta la entrega del producto.

Un orden de acción pasa por siete etapas. Cada una de estas etapas termina con algo que debe ser registrado por escrito antes de que comience la siguiente etapa.

Varios problemas pueden surgir en la etapa 1. Antes de la producción, pedimos a cada comprador que confirme el voltaje y la frecuencia, el idioma de interfaz, el tipo de refrigerante, y si los adhesivos utilizarán sus diseños o los nuestros. La respuesta sobre el refrigerante se recibe en la etapa 5; esta información determina cómo el transportista manejará la carga (ver sección 4).

Las etapas 5 y 6 se superponen. El transportista establece una fecha límite para las instrucciones de envío que deben figurar en la partida de carga. Los detalles del destinatario deben estar definidos de forma definitiva para ese momento. Un comprador en Trinidad y Tobago todavía estaba consultando con su oficina de aduanas si la máquina podría ser importada bajo un nombre personal en el día de esa fecha límite. Si no lo lograba, tendría que esperar hasta el próximo barco. La declaración de exportación y la partida de carga definitiva se emiten después de que el barco zarpe. Así, el corredor recibe toda la información necesaria mientras la máquina está en el mar.

2 documentos necesarios para el despacho aduanero. Qué se debe verificar en cada uno de ellos.

Las autoridades aduaneras suelen solicitar una factura comercial, pruebas de origen y cualquier certificado o licencia necesaria para los bienes en cuestión. La lista de empaque sirve como registro de los bienes transportados [4]. La factura comercial y la lista de empaque para las máquinas expendedoras siguen las mismas reglas que para otros bienes. En el caso de las máquinas refrigeradas, se añaden también los documentos relacionados con los productos, además de, en algunos países, las licencias necesarias.

Los sistemas aduaneros generalmente exigen que se indique el precio real pagado, así como todos los demás costos relacionados con la compra. Por ejemplo, las regulaciones estadounidenses requieren que la factura indique el precio de compra y que los costos relacionados con el transporte y los seguros se detallen por separado. Si su agente comercial solicita una factura revisada, averigüe exactamente qué falta en ella. Nosotros corregimos los errores reales y podemos indicar que el transporte y los seguros se cuenten por separado, pero el valor total siempre coincide con el precio de venta.

Utilice el nombre de una sola empresa para realizar el pago.

El nombre del comprador aparece en cinco documentos diferentes: el recibo de pago, el contrato firmado, la factura comercial, el conocimiento de embarque y el registro de importación. Nuestro equipo financiero exige que el nombre indicado en el recibo de pago coincida con el nombre firmado en el contrato. El comprador indicado en la factura comercial y el destinatario del conocimiento de embarque deben ser la misma empresa que se encargará de tramitar los trámites aduaneros. Si esas empresas son diferentes, por favor, infórmenos antes de que se emita el conocimiento de embarque.

Tres envíos realizados en el año 2026 demuestran lo que sucede cuando los nombres de las partes involucradas cambian. Un comprador canadiense pagó en dos cuotas, utilizando cuentas a nombre de personas diferentes. Antes de enviar la máquina, confirmamos con él que su intermediario podría proceder al pago a través de la empresa del primer pagador, y que esa empresa debía figurar en los documentos relacionados con el envío. Un comprador israelí también pagó y firmó bajo un único nombre comercial. Sin embargo, el conocimiento de embarque indicaba que la máquina pertenecía a otra empresa. Después de que la máquina fue recibida, surgió un problema debido a la discrepancia entre los nombres de las partes involucradas. En Trinidad y Tobago, el intermediario solicitó que el conocimiento de embarque se modificara para que apareciera solo el nombre de la empresa, sin incluir el nombre personal del comprador. Esto se debía a que la licencia para importar equipos de refrigeración se solicitaba a nombre de la empresa.

Estoy de acuerdo con la forma en que el documento de embarque original se transporta.

En el caso del envío desde Trinidad y Tobago, los operadores del puerto solo liberarán la máquina en virtud de la factura de embarque original, la cual debe ser enviada al comprador por correo. Al hacer la reserva, pregunte a su agente de transporte si su puerto acepta que se realice la liberación de la máquina mediante telex o bien mediante un conocimiento de embarque marítimo. También, pídale tiempo suficiente al servicio de mensajería para que pueda entregar la mercancía.

¿Quién paga por qué cosa, según los acuerdos EXW, FOB, CIF y DDP?

Cortamos los precios de fábrica para aquellos compradores cuyo propio transportista recolecta los productos en nuestra fábrica. En este caso, el precio es indicado como CIF, si la entrega se realiza en el puerto del comprador; y como DDP, si la entrega se realiza en una dirección específica, en las rutas que cubren nuestros socios logísticos. La tabla muestra cómo se distribuyen las principales tareas según los Incoterms 2020 [1].

Resumen de los Incoterms 2020 [1][2]. Un contrato puede transferir cualquiera de estos elementos a la otra parte, pero solo si así se estipula en el contrato. El DAP funciona de manera similar al DDP, pero en este caso, el comprador es quien se encarga de los trámites de importación y de pagar los impuestos y aranceles correspondientes.

El CIF se detiene en su puerto.

Bajo el acuerdo CIF, nosotros pagamos los gastos de transporte. Pero el riesgo de pérdida durante el transporte corre a tu cargo, una vez que la caja está en China. Por lo tanto, cualquier daño sufrido durante el transporte se cubre con el seguro de carga. Los incoterms 2020 exigen que solo se ofrezca una cobertura mínima bajo el acuerdo CIF [1]. Si deseas una cobertura más amplia, pídemelo al confirmar el pedido. Un comprador preguntó si era obligatorio contratar un seguro después de que su máquina ya había sido entregada al transportista; en ese momento, ya no era posible cambiar la cobertura del seguro. Los costos de llegada al puerto de destino, los trámites aduaneros, los impuestos y la entrega desde el puerto también son responsabilidad tuya. Por lo tanto, obtén un estimado local para estos costos antes de comparar el precio del acuerdo CIF con el precio del acuerdo DDP.

¿Qué debería decir un contrato DDP?

El método DDP le proporciona un precio de entrega determinado. Pero ese precio solo es útil en la medida en que se refleje en el alcance de las condiciones establecidas en el contrato. En algunos países, es necesario que el importador local se encargue de los trámites de importación. En ese caso, no se puede utilizar el método DDP; en su lugar, se debe utilizar el método DAP como alternativa habitual [2]. En el caso de las máquinas expendedoras de helado, si se utiliza el método DDP para el envío, esa información debe incluirse en el contrato, y no solo en la cotización o la factura.

• La dirección completa del lugar en cuestión: no se trata de solo una ciudad o un puerto, sino de la dirección exacta del lugar donde se encuentra el objeto en cuestión.

• El precio indicado en la factura debe ser el mismo que el indicado en el contrato. Si la factura incluye el transporte a domicilio, y el contrato no lo menciona, entonces debes corregir el contrato antes de firmarlo.

• Lo que incluye el precio: trámites de exportación, transporte por mar, seguro, tarifas del puerto de destino, trámites de importación, impuestos, IVA o GST en el país de importación, y transporte hasta la dirección indicada.

• Lo que no está incluido, a menos que se indique lo contrario: la descarga del camión, el traslado de la máquina dentro del edificio, el almacenamiento si no se puede recibir en el día acordado, y las permisos que se necesiten como operador.

• El importador oficial: es la empresa que aparece en el registro de importaciones, y cuyo número de identificación fiscal se utiliza para los pagos relacionados con el IVA o el GST. Esto determina quién puede reclamar el IVA o el GST, y quién aparece en los documentos de liberación de los bienes importados.

• ¿Qué pasa si la aduana solicita más documentos o decide inspeccionar el envío? ¿Y quién paga por esa inspección?

• Los documentos que recibirá posteriormente incluyen una copia de la declaración de importación y el recibo de los impuestos.

Confirmamos la ruta de transporte por etapa, ya que esto depende de qué servicios ofrezcan nuestros socios logísticos en el país de destino. En aquellos casos en los que no podemos ofrecer ese servicio, una cotización CIF, más los costos adicionales asociados al agente de viajes, cubren el mismo trayecto. Los costos se distribuyen entre las dos cotizaciones.

4. Refrigerantes, piezas de radio y cajas.

Refrigerante en el circuito de enfriamiento

Cada máquina sale de la fábrica con el circuito de refrigeración cargado y sellado. Además, el sistema de refrigeración se somete a una prueba de resistencia al presión durante 48 horas en la fábrica. Easy7 utiliza refrigerante R290, mientras que Power7 utiliza refrigerante R404A. En los pedidos de la serie B, el tipo de refrigerante es uno de los elementos que se confirma por escrito antes de que comience la producción.

El refrigerante afecta la forma en que se clasifica el cargamento. El R290 es propano, un refrigerante inflamable que pertenece al grupo de seguridad A3 según las normas de ASHRAE [5]. En las listas de mercancías peligrosas, existen registros separados para las máquinas frigoríficas que contienen gases licuados inflamables y no tóxicos. Este tipo de máquinas se clasifica bajo la designación UN 3358, en la categoría 2.1. Por otro lado, las máquinas que utilizan refrigerantes no inflamables se clasifican bajo la designación UN 2857, en la categoría 2.2 [6][7]. Las excepciones dependen de la cantidad de gas y del modo de transporte utilizado. Por ejemplo, según las reglas de los Estados Unidos, la excepción aplicable a las máquinas frigoríficas que contienen una cantidad limitada de gas inflamable no se aplica al transporte aéreo [8]. En la práctica, el transitario o el consignador, en caso de reservar un contenedor compartido, decide si acepta la máquina y en qué condiciones.

En el año 2026, dos compradores tuvieron problemas al momento de realizar la transacción. Un comprador israelí reservó su máquina, por un monto de 290 rials, como carga no contenida en contenedores. La empresa encargada de la consolidación se negó a cargarla sin tener una hoja de datos de seguridad relacionada con los materiales peligrosos que contenía la máquina. Uno de los materiales peligrosos podría causar problemas si se cargaba junto con otros productos de otros importadores. Le proporcionamos el informe de identificación de los materiales peligrosos que teníamos para la máquina. Al final, el comprador transfirió la reserva a una empresa de transporte que aceptó llevar la carga. En las Maldivas, la empresa de transporte del comprador solo aceptó transportar la máquina si este incluía un sistema de ventilación para el refrigerante. Esto significaba que el comprador tenía que firmar un documento de liberación y contratar a un técnico para que recargara el sistema de refrigeración de la máquina al llegar.

No recomendamos que se realice el proceso de venteo del refrigerante. La recarga en el destino final abre un circuito que estaba sellado y sometido a pruebas de presión en la fábrica. Esto requiere que un técnico calificado maneje ese tipo de refrigerante, de acuerdo con las regulaciones locales. Además, esto implica un paso adicional antes de que la máquina pueda funcionar. Cuando soliciten un presupuesto a un transportista, indiquen el tipo y la cantidad de refrigerante necesarios para su configuración, junto con los documentos de seguridad correspondientes. Luego, obtengan una respuesta escrita sobre si aceptan que la máquina esté cargada, tanto para reservas de contenedores compartidos como para reservas de contenedores completos. Si no aceptan, intente contactar con otro transportista que envíe equipos de refrigeración con regularidad, antes de decidirse por el proceso de venteo.

Los controles de importación también pueden aplicarse. Los países que han ratificado la Enmienda de Kigali al Protocolo de Montreal deben otorgar licencias para la importación y exportación de los hidrofluorocarbonos que se enumeran en el Anexo F del Protocolo [9]. Algunos países también extienden este control a los equipos que contienen refrigerantes sujetos a control. En Trinidad y Tobago, el corredor de compras tuvo que solicitar una licencia antes de que el barco llegara al puerto, ya que el equipo era considerado como equipo de refrigeración. Pregunte a su corredor si esto es aplicable antes de realizar la reserva.

Piezas de radio y lectores de tarjetas

Las máquinas con capacidad de conexión a la red y los lectores de tarjetas sin contacto contienen componentes de radio. En algunos países, estos dispositivos son sometidos a procedimientos especiales en materia aduanera. En Israel, el agente aduanero del comprador primero clasificó la máquina, luego solicitó un documento del ministerio de comunicaciones que incluyera información sobre el lector de tarjetas, así como una declaración de conformidad de la UE, una hoja de datos que indicara el rango de frecuencia utilizado, un informe de pruebas completo y un poder legal para la utilización del dispositivo. Consulte a su intermediario con anticipación para saber si es necesaria una aprobación de las autoridades de telecomunicaciones. Además, solicite los documentos necesarios al proveedor del terminal, quien los mantiene guardados para su propio dispositivo. La elección del terminal y del proveedor está descrita en nuestro documento correspondiente. Guía sobre los sistemas de pago en las máquinas expendedoras de helado.

Cajas de madera, peso… y la última etapa del proceso.

Cada máquina que se envía en forma de estante se entrega de manera vertical, dentro de un embalaje de madera. El embalaje de madera está regulado por la norma ISPM 15; esta norma excluye los embalajes hechos de madera que hayan sido tratados para eliminar posibles plagas, como el contrachapado [10]. Los embalajes hechos de madera maciza deben ser sometidos a ciertos trámites y estar marcados adecuadamente. Pregunte a nosotros qué normas aplicables son las que se aplican a su embalaje y verifique si su país tiene sus propias regulaciones al respecto.

Se debe proporcionar a la empresa de transporte el peso bruto y las dimensiones de los contenedores, según indicado en la lista de embalaje. No se deben utilizar los datos relacionados con el peso propio de la máquina. Una máquina de la serie B tiene una altura de aproximadamente 1.95 metros y pesa varios cientos de kilogramos antes de ser embalada. Los contenedores también contribuyen al aumento del peso total de la máquina. Un comprador canadiense buscaba un transportista local dispuesto a transportar un contenedor de ese peso durante la semana en que llegaría su máquina. Cuando la máquina llegó, la dejaron guardada en el almacén. Nuestra instrucción para el manejo de la máquina es mantenerla en posición vertical desde el contenedor hasta el lugar de entrega. Se debe planificar el uso de una carretilla elevadora o camión de levantamiento para transportar la máquina. Después de desembalar la máquina, nuestro equipo de servicio postventa solicita que la máquina permanezca en posición vertical durante 24 horas antes de encenderla. Luego, nuestro equipo le guía durante el primer arranque de la máquina, así como durante el relleno de combustible y la limpieza de la misma. El descargue de la máquina y los costos de entrega están cubiertos por el contrato. Guía de costos de envío.

5. Aclaración de los requisitos para las máquinas expendedoras de helado: código HS, impuestos y cuotas correspondientes.

La clasificación se determina según la tarifa arancelaria del país al que se importa el producto. El Sistema Armonizado está estandarizado a nivel internacional y consta de seis dígitos. Los países añaden además dígitos adicionales para sus propias líneas arancelarias [11]. Las máquinas expendedoras pertenecen a la categoría 8476. Esta categoría distingue las máquinas expendedoras de bebidas con dispositivos de calefacción o refrigeración (8476.21), de las demás máquinas expendedoras de bienes con dispositivos de calefacción o refrigeración (8476.81) [12]. La elección del subcategoría adecuada para una máquina que congela la mezcla de líquidos para convertirla en helado y lo dispensa en un vaso es una decisión que debe tomar tu agente comercial, y si es necesario, también las autoridades aduaneras. El código HS que aparece en nuestros documentos de exportación refleja la declaración de exportación china. Debes considerarlo como un punto de partida para tu agente comercial, no como la clasificación correspondiente a tu producto importado.

Si la clasificación no es segura o si el volumen de mercancías es grande, pregúntese si las autoridades aduaneras emiten decisiones vinculantes o no. En la Unión Europea, la información tarifaria vinculante representa una decisión legal sobre la clasificación de un producto, y esa decisión es obligatoria para todas las administraciones aduaneras de la UE. Además, dicha información tiene validez durante tres años [13].

El IVA o GST que se aplica a los bienes procedentes de China depende de la clasificación, el valor aduanero, el origen del producto, así como de cualquier medida adicional que su país aplique a dichos bienes. Por lo tanto, no proporcionamos las tasas correspondientes. Por favor, proporcione a su intermediario la ficha de especificaciones, las fotos, una breve descripción de las funciones de la máquina (congelar la mezcla líquida para convertirla en helado, verterla en un vaso, mantener la mezcla refrigerada y recibir el pago), la factura comercial y los términos de comercio. Este mismo conjunto de información responde a la mayoría de las preguntas que los funcionarios aduaneros pueden plantear posteriormente.

6. Lista de comprobaciones antes del depósito, antes del envío y al llegar al destino deseado.

Antes del depósito

• La configuración se ha confirmado por escrito: voltaje, frecuencia, idioma de la interfaz, hardware de pago y tipo de refrigerante utilizado.

• Los términos comerciales se escriben con el nombre de la ciudad en cuestión, y su alcance se detalla en el contrato.

• Se identifica como pagador, firmante del contrato, comprador de las facturas, destinatario de los bienes y importador, o cualquier otra excepción que se acuerde por escrito.

• Se nombró a un intermediario de aduanas y se le preguntó sobre las licencias relacionadas con el equipo de refrigeración, los permisos de radiodifusión y la clasificación arancelaria.

• Aceptación por escrito del transportista para que se le entregue la máquina que contiene el refrigerante deseado.

Antes del envío

• Las fotos o videos de las pruebas en el taller han sido revisados, y todas las pruebas que solicitaste han sido completadas.

• El recibo de embarque se verifica con el nombre y la dirección registradas del importador, antes de la fecha límite para la entrega.

• Se ha verificado la factura comercial y la lista de empaque, línea por línea, incluyendo los cartones auxiliares.

• Se ha decidido la cobertura de seguro.

• El proyecto de ley original, la publicación por telégrafo o el conocimiento de embarque están acordados con el agente de transporte.

Al llegar

• Presente los documentos necesarios junto con su corredor de seguros antes de que llegue el barco.

• El transporte se ha reservado teniendo en cuenta el peso bruto del material y las dimensiones de los contenedores utilizados para transportarlo. Además, se han organizado los procedimientos necesarios para la descarga del equipo y el acceso al lugar donde se realizará el transporte.

• El cráter fue inspeccionado y fotografiado antes de su apertura. La máquina se mantuvo en posición vertical durante todo el proceso. Se programó un tiempo de funcionamiento de 24 horas antes del primer inicio del proceso.

¿Qué enviar para realizar una verificación de documentos?

Para verificar su importación antes de realizar el pedido, por favor envíenos la dirección del puerto de destino o la dirección completa de entrega, el plazo de entrega que prefiera, los modelos y cantidades que desea importar, el nombre y dirección legal de la empresa importadora, así como el contacto de su agente aduanero, si ya lo tiene. Nosotros le enviaremos una lista de documentos necesarios para su envío, además de un detalle de cuáles son los costos que incluye nuestro presupuesto y cuáles deben ser cubiertos por usted. Utilice nuestra herramienta para obtener más información. Formulario de consulta.