Piloto de una sola unidad o implementación de 10 unidades? ¿Cómo planificar tu primer pedido para una máquina expendedora de helados?

La primera decisión importante que toma la mayoría de los compradores es cuántas máquinas expendedoras de helado necesitan tener. ¿Se trata de una sola máquina para ver cómo va todo, o de suficientes máquinas para poder llevar a cabo una operación adecuada? Ambas opciones son puntos de partida válidos. Pero los problemas comienzan cuando se espera que una de las opciones sea la correcta, mientras que la otra no lo es.

Un piloto de máquinas expendedoras de helado es un experimento con una fecha límite para su finalización. Una sola máquina en un solo lugar sirve para ver si el lugar donde se encuentra la máquina, el producto ofrecido, los métodos de pago y las rutinas de reabastecimiento funcionan bien en tu mercado. Un plan de 10 unidades consiste en operar varias máquinas en diferentes lugares, utilizar piezas de repuesto compartidas y seguir rutas de servicio específicas. Como fabricante de máquinas expendedoras de helado completamente automáticas, Huaxin produce ambos tipos de máquinas. El tipo de máquina que se utilice dependerá de lo que aún sea necesario demostrar.

Esta guía explica qué puede y qué no puede revelar una sola unidad. También explica por qué diez máquinas son adecuadas para operaciones formales. Además, indica qué datos deben registrarse durante una prueba preliminar, y cómo pasar de una máquina a diez máquinas en etapas. Los cálculos relacionados con las ganancias y el retorno de la inversión pertenecen a otra guía. El tema de este documento es el tamaño y la secuencia de su primer pedido.

Qué bien puede manejar un piloto que solo tiene una unidad de control… Pero, ¿dónde se queda a la hora de enfrentarse a situaciones difíciles?

Una máquina es la opción adecuada cuando se necesita probar algo que está fuera de nuestro control antes de poder tomar una decisión. El caso más común es cuando un lugar no está dispuesto a aprobar más máquinas en ese área. Los centros comerciales, en particular, suelen permitir la instalación de una máquina por temporada, antes de decidir si se permitirá la instalación de más máquinas en esa área. Un proyecto piloto es, entonces, la forma de superar este obstáculo.

Preguntas que una máquina puede responder

• Aprobación de la ubicación. Ya sea que el propietario o el operador del lugar esté de acuerdo en instalar más máquinas, una vez que las primeras hayan funcionado sin problemas.

• Sabor y cantidad. En las demostraciones en fábrica, se utiliza cualquier mezcla que esté disponible. Sus clientes podrán probar la base que puede obtenerse localmente, cada semana, en la cantidad que usted determine.

• Pago en las condiciones reales. La integración de los pagos depende del mercado, del proveedor y del terminal utilizado. El proceso de prueba consiste en verificar si la combinación de terminal, cuenta de comerciante, moneda y red de sitio elegida es adecuada para clientes reales.

• La rutina de relleno y limpieza. ¿Cuánto tiempo dura la visita, si el lugar donde se realiza la misma permite el acceso? ¿Dónde se almacenan los utensilios y las bebidas? ¿Quién es responsable de cada tarea?

• Comportamiento del cliente. Si la gente sigue las instrucciones del sistema, logra encontrar el lugar adecuado para recoger el equipaje sin necesidad de ayuda, y con qué frecuencia el personal del lugar es llamado para ayudar en ese proceso.

Los distribuidores también utilizan este método en sus propios casos. Un cliente en Kuwait, que ya suministraba productos a una red de tiendas de conveniencia, comenzó con un solo B83 Max, destinado a una tienda con alta afluencia de clientes. Posteriormente, decidió no hacer nada más al respecto en cuanto a la expansión de la red.

¿Qué es lo que tiende a salir mal primero?

Los registros de clientes de Huaxin para el año 2026 muestran dónde las máquinas pierden tiempo en realidad. Rara vez es el caso del helado. Después de la entrega, los compradores tuvieron que esperar debido a problemas relacionados con el pago en efectivo y los cambios de moneda. También hubo problemas con la cuenta de pago, ya que todavía no se había configurado adecuadamente. Además, no se había arreglado la conexión a la red del centro comercial, y también faltaban los vasos y otros artículos necesarios para la venta. En un caso de Estados Unidos, la máquina tuvo que ser guardada, ya que no había ningún lugar donde pudiera funcionar sin una fuente de energía adecuada. Existe un proyecto piloto para resolver estos problemas, pero hasta ahora solo hay una máquina que está esperando a que se resuelvan estos problemas.

Lo que una sola máquina no puede decirte…

Un piloto es simplemente una muestra de la situación en un momento determinado. Si las ventas son buenas, no se puede saber cuánto contribuye el sitio web y cuánto lo hace el concepto en sí. Si las ventas son bajas, tampoco se puede saber si otro sitio web habría tenido mejor resultado. Una ubicación también tiene su propio momento óptimo para operar: las primeras semanas después de la apertura suelen tener ventas más altas, pero con el tiempo, las condiciones climáticas afectan la demanda. Según las estadísticas del USDA, la producción de helados en Estados Unidos fue de aproximadamente 69.5 millones de galones en julio de 2025, lo que representa un aumento del 42% en comparación con los 49.0 millones de galones registrados en diciembre[1]. La producción de fábricas no representa las ventas en tiendas, pero esto muestra cómo esta categoría sigue fielmente las tendencias estacionales. Un piloto que solo funcione durante el verano no reflejará adecuadamente la situación anual.

Los costos de una sola unidad tampoco se distribuyen uniformemente. Una máquina de la serie B, que se monta sobre un soporte, pesa varios cientos de kilogramos y, por lo general, se transporta como una sola unidad en contenedores compartidos. Los costos relacionados con los documentos de exportación, los trámites aduaneros, el manejo en puertos y la entrega final, se cargan en función de cada envío. Por lo tanto, un solo equipo implica el pago de todo ese costo. Las piezas de repuesto también siguen esta lógica: tener un stock local de piezas de repuesto es difícil de justificar para una sola máquina, pero fácil de justificar para diez máquinas. Todo esto no significa que sea una mala decisión. Lo importante es que el costo por unidad de una sola máquina no refleja realmente el costo por unidad de toda la flota. Por lo tanto, no se debe utilizar este dato para evaluar el plan general.

¿Por qué un plan de 10 unidades es adecuado para las operaciones formales?

Una vez que se resuelven las preguntas abiertas, o cuando ya se cuenten con sitios y experiencia en la operación de los mismos, diez máquinas constituyen una unidad más viable para el trabajo. Las razones son de carácter operativo. Esta sección no incluye ninguna previsión de ventas.

Un grupo de sitios, no solo uno solo.

Dichas máquinas permiten distribuir las ubicaciones en diferentes tipos de lugares: unas pocas en lugares con alta frecuencia de visitantes, varias en lugares con tráfico regular, y una o dos en aquellos lugares que se desean probar. Dado que todas las máquinas funcionan de la misma manera, con el mismo menú y precios, los resultados pueden compararse entre diferentes ubicaciones. De este modo, un lugar con resultados insatisfactorios puede convertirse en una opción válida para la ubicación, en lugar de ser considerado como un lugar inadecuado para el negocio. Los locales también responden a esto. Un gerente de alquiler que quiera establecer una segunda o tercera ubicación quiere asegurarse de que pueda suministrar y mantener una red de máquinas, no solo una sola máquina.

Un solo envío, una sola importación, un único plan de instalación.

Se puede planificar el pedido de diez máquinas expendedoras de helado, utilizando un único contenedor para almacenar todos los productos. Los documentos de exportación, la gestión de aduanas, el manejo en el puerto y la entrega dentro del país se organizan de forma conjunta por parte del grupo. Las máquinas llegan juntas, por lo que las instalaciones funcionan como un todo, en lugar de ser una serie de trabajos individuales. Se deben acordar los términos de entrega durante la fase de cotización del precio: por ejemplo, si la entrega se realiza en la puerta de la casa del cliente o si se recoge en el puerto de destino. Estos detalles determinan quién será responsable de cada uno de estos pasos.

Piezas de repuesto, capacitación y procedimientos en un solo lugar.

Con diez máquinas en la misma configuración, es práctico tener un pequeño stock local de las piezas que se desgastan o se dañan primero. Por lo tanto, cualquier problema requiere una visita al lugar donde se encuentra la máquina, y no necesita enviar un paquete internacional para solucionarlo. Una persona capacitada o un pequeño equipo pueden aprender esta rutina una vez y aplicarla en cada lugar donde se utiliza la máquina: cargar los materiales necesarios, ejecutar el programa de limpieza, resolver problemas relacionados con la limpieza de las máquinas, etc. El programa de limpieza B Series simplifica las tareas de limpieza rutinaria, pero las tareas de higiene manuales siguen siendo necesarias. Además, el equipo se beneficia porque las instrucciones se pueden memorizar fácilmente.

Pídale al proveedor una lista de piezas recomendadas para su configuración. También asegúrese por escrito quién será el responsable del diagnóstico, suministro y reparación de los componentes en su mercado. Nuestra guía de soporte postventa le indica qué aspectos deben ser acordados antes de firmar el contrato.

Rutas de servicio que se mantienen unidas

Una sola máquina en toda la ciudad cuesta una visita completa para realizar cada relleno de productos. Diez máquinas en un área metropolitana pueden ser agrupadas en dos o tres rutas, y se pueden visitarlas en orden. En las máquinas de la serie B, que cuentan con capacidad de red, el sistema de administración muestra el estado de funcionamiento y los datos de ventas de cada máquina de forma remota. De esta manera, las visitas pueden seguir lo que realmente ha vendido cada máquina, en lugar de seguir un calendario fijo. El reabastecimiento y la limpieza de las máquinas se realizan todavía en el lugar donde se encuentran.

Las opciones de configuración, branding y entrega para los pedidos de múltiples unidades se detallan en nuestro documento correspondiente. Página de máquinas expendedoras de helado al por mayor.

¿Qué se debe registrar durante el piloto, y cuáles son las reglas que deben seguirse antes de comenzarlo?

Un operador de una máquina expendedora de helados que no tiene reglas escritas para su funcionamiento, tiende a actuar basándose en la esperanza. Es necesario establecer las medidas y los umbrales antes de encender la máquina, y acordarlos con cualquier socio, inversor o empresa involucrada.

Cinco medidas que merecen ser registradas.

Hoja de registro del piloto

Los datos remotos cubren parte de esto. En las máquinas con conexión a la red, los pedidos y el estado de la máquina se registran automáticamente. Las causas de los períodos de inactividad y las razones para solicitar ayuda generalmente requieren que haya un registro manual por parte de quienes visitan la máquina. Además, es necesario que el personal del lugar donde se encuentra la máquina tenga una forma sencilla de agregar información a ese registro.

¿Cuánto tiempo se necesita para ejecutarlo?

Se debe ejecutar el piloto durante un tiempo suficiente para cubrir toda la semana de funcionamiento del equipo; además, se deben realizar al menos una modificación en las condiciones climáticas y varios ciclos de relleno del equipo. Para la mayoría de los sitios, esto significa entre ocho y doce semanas de prueba. Si la prueba se realiza en plena temporada de verano, el período de prueba puede ser aún más largo. El cliente alemán mencionado en la sección 4 probó su máquina durante más de tres meses antes de decidir ordenarla a gran escala.

Escribe las condiciones de continuación, ajuste y detención.

Con nuestra herramienta, puedes convertir tu punto de equilibrio en cantidades de bebida por día. Guía para el cálculo del ROILuego, escriba tres resultados de antemano. La estructura que se presenta a continuación es una plantilla; las cifras son suyas.

Reglas de decisión preliminares (plantilla)

De una máquina a diez: un camino de ordenación por fases

Los compradores que deciden expandirse después de haber implementado una máquina expendedora de helados, generalmente lo hacen en tres etapas: primero se realiza una unidad piloto, luego se produce un primer lote de productos, y posteriormente se realizan pedidos adicionales a medida que se abren nuevos sitios.

Unidad piloto: ordene la configuración que desea escalar.

Un pedido de muestra para una máquina expendedora de helados solo tiene sentido si el modelo de la máquina coincide con el que se va a utilizar en el mercado seleccionado. Especifica esto como el primer elemento de los diez que deben indicarse: el modelo de la máquina, la tensión y la frecuencia de funcionamiento, el terminal de pago y el proveedor de servicios, el idioma de la interfaz y las características exteriores de la máquina. Las máquinas de la serie B funcionan por defecto a 220 V/50 Hz. También están disponibles configuraciones a 110 V/60 Hz, pero estas opciones deben confirmarse antes de realizar el pedido. Esto es importante para los sitios en América del Norte. Si el operador utiliza un terminal o menú diferente al que se utiliza en el resto de las máquinas, los resultados obtenidos no serán transferibles a las demás máquinas.

Huaxin fabrica máquinas según las ordenes recibidas. Generalmente, la producción tarda unos 30 días desde la confirmación de la orden. La fecha real de entrega está estipulada en el contrato. El transporte marítimo, los trámites aduaneros y la entrega en el destino final también influyen en el tiempo de entrega. Aproveche ese tiempo para asegurarse del sitio donde se ubicará la máquina, del suministro de energía y de la cuenta bancaria necesaria para la entrega. De esta manera, el período de prueba comenzará cuando lleguen las máquinas, y no semanas después.

Primera lote: diez máquinas para sitios con permisos de uso.

Cuando se cumplen las condiciones para continuar con el proceso de producción, se coloca la primera lote de productos en los sitios que ya han sido firmados o están cerca de serlo. Para la mayoría de los operadores, este es el plan de producción de 10 unidades. Mantenga la configuración igual a la del prototipo, a menos que el prototipo indique que sea necesario realizar algún cambio. En ese caso, aplique ese cambio a todo el lote de productos. Antes de que el lote sea enviado al mercado, verifique cada unidad en fábrica. Nuestra lista de verificación antes del envío incluye todos los controles que deben realizarse.

Pedidos adicionales: pedidos que se realizan antes de llegar al lugar del evento.

Cada pedido adicional implica el mismo tiempo de producción y envío que el primer pedido. Por lo tanto, se debe realizar ese pedido cuando los acuerdos relacionados con el sitio estén ya bien avanzados, y no cuando un lugar ya esté esperando su máquina.

Los registros de ventas de Huaxin demuestran claramente este enfoque en la práctica. Un cliente alemán observó cómo las máquinas de Huaxin funcionaban durante varios días en una feria comercial. Luego, trajo a su propio personal técnico para que examinara la estructura, el software, los cables y el sistema de refrigeración de las máquinas de Huaxin. El cliente compró una máquina de muestra y la probó en Alemania durante más de tres meses antes de decidir realizar un pedido completo. Durante ese período, Huaxin ajustó los detalles técnicos del pago en varias rondas, de acuerdo con las necesidades del cliente. Más tarde, el cliente se convirtió en agente de Huaxin. En Estados Unidos, un operador que ya tenía máquinas expendedoras de helado encargó otro lote de máquinas poco después de que el primer lote hubiera sido enviado. Una vez que ambos lotes fueron probados, el operador pasó a trabajar bajo un contrato de agencia con Huaxin.

Piloto con una sola unidad vs plan de 10 unidades, en un solo vistazo.

Compare al piloto y el plan de 10 unidades para su mercado.

Envíe a Huaxin. Tu país, el número de sitios que planeas abrir, y cuántas máquinas deseas incluir en la primera lote. El equipo de ventas de Huaxin te enviará un comparativo detallado entre las opciones de una sola unidad y la opción de 10 unidades para tu mercado. Se incluirán información sobre el modelo, el voltaje, el idioma de la interfaz, los aspectos exteriores y el método de envío. De esta manera, podrás decidir con mayor precisión qué cantidad de máquinas necesitas para tu primer pedido.